訪問介護のシフトの作り方｜元経営者が組んだ順番と毎月の流れ

訪問介護のシフトは、毎週固定の利用者を先に埋め、次に条件の難しい利用者、最後に残りの順で組むと崩れにくくなります。

この記事では、ヘルパー、サ責、管理者、経営者として訪問介護に13年関わった私の組み方を、締切から配り方まで順番に書きます。

目次

• 訪問介護のシフトの作り方は3段階
• 訪問介護のシフトの組み方は担当の決め方で決まる
• 訪問介護のシフトを作る毎月の流れの例
• 訪問介護のシフトで起きやすい間違い
• まとめ：訪問介護のシフトはソフトで作業を減らせる

訪問介護のシフトの作り方は3段階

訪問介護のシフトの作り方は、固定の予定を入れる、難しい予定を入れる、残りを埋める、の3段階です。動かせない予定から順に置くと、あとで組み直す範囲が小さくなります。

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私は毎週固定の利用者さんから埋めて、次に難しい利用者さん、最後に残りという順番で組んでいました。

紙の時代はノートに書いて組んでいて、その後は関数を使ったExcelに変わりました。Excelは起業する前の勤め先で24年前に始めたものです。計算式を使えば少しは楽になりましたが、限度がありました。かぶりを完全に見つけることはできません。

当日の急な欠勤では、まず利用者さんに電話して変更の了承をもらいます。代わりがいないときは、全部私が入っていました。

Excelで同じ順番を組みたい方は、訪問介護のシフト表をエクセルで作る方法もご覧ください。

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訪問介護のシフトの組み方は担当の決め方で決まる

訪問介護のシフトの組み方で一番の分かれ目は、誰を担当にするかです。同性介護の希望は先に確かめ、そのうえで相性や距離を見ていきます。

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担当を決めるときは、同性介護を必ず守っていました。そのうえで、相性、ヘルパーさんが出しているシフトの内容、距離、資格などを見て決めます。

1人の利用者さんに付くヘルパーさんは、受給されている時間にもよりますが、2人か、それ以上です。

訪問と訪問の間は15分から20分くらいを見ていました。移動手段は自転車、バイク、車、電車、徒歩と人によって違います。

読者の事業所でも、担当が1人だけの利用者がいないかを確かめておくと、欠勤のときに代わりを探しやすくなります。欠勤の流れは訪問介護の急な欠勤にまとめました。

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訪問介護のシフトを作る毎月の流れの例

訪問介護のシフトは、希望の締切から配布までを毎月の日付で決めておくと回しやすくなります。私の事業所の例では、20日に集めて28日ごろに組み、月末までに渡していました。

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シフトの変更は、月に5回から10回前後ありました。連絡は電話、メール、LINEです。

計画の変更の連絡は、高齢の方はケアマネさんからFAXや電話で、障がいの方はご家族やご本人から直接電話で来ていました。

シフトは全体を見ながら組みます。一覧が見えないと頭に入らないので基本は1人が組み、月によって交代することはありました。パソコンは1台で足りていました。

確定したシフトを変えるときは、基本的に本人との合意が必要だと厚生労働省の留意事項に書かれています。変更のルールを先に決めておくと、連絡の行き違いも減らせます。

ヘルパーへの渡し方は訪問介護の予定表で詳しく書いています。

訪問介護のシフトで起きやすい間違い

訪問介護のシフトで起きやすい間違いの代表は、同じヘルパーの予定が重なる「かぶり」です。かぶりに気づかないまま当日を迎えると、利用者を待たせることになります。

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一番覚えているのは、かぶりで利用者さんから「ヘルパーが来ない」と電話があったときです。

そのときは私がたまたま空いていたので、自分で対応しました。代わりがいないときに入るのも、全部私でした。

こうした間違いは、組み終えたあとに重なりを見直す工程を入れると見つけやすくなります。手で見直すなら、ヘルパーごとに時間順に並べて、前の訪問の終わりと次の訪問の始まりを確かめます。

まとめ：訪問介護のシフトはソフトで作業を減らせる

訪問介護のシフトは、順番と締切を決めておけば組みやすくなり、繰り返しの作業はソフトで減らせます。毎週同じ予定が多い事業所ほど、減らせる作業が多くなります。

当社のExcebは、誰が、いつ、どの利用者さんに入るかを一度登録すれば、担当者まで入った1か月分の予定をボタン1つで作れます。担当を最初に決めるのは人の仕事で、移動時間の自動確認や請求の機能はありません。かぶりは「チェック」を押すとオレンジ色で表示します。

月額は6,980円（税込）で、ヘルパーさんと利用者さんの人数で料金は変わりません。ソフトの選び方は訪問介護のシフト作成ソフトで比べています。

参照した情報（2026年11月5日確認）

• 厚生労働省「いわゆるシフト制について」
• 株式会社エス・エム・エス 研究発表資料（訪問介護のシフト作成）

執筆者

株式会社BOOT 代表
ヘルパー、サービス提供責任者、管理者を経て、訪問介護事業所を13年経営。訪問介護のシフトソフト「Exceb」の開発者。
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※この記事には、当社のシフトソフト「Exceb」の案内が含まれます。